Usimamizi wa wakati katika jamii ya kisasa. Kwa nini watu hawana wakati wa kutosha na jinsi ya kujifunza kufuata kila kitu. Sheria za kimsingi za usimamizi mzuri wa rasilimali ya muda. Usimamizi wa wakati ni uwezo wa kudhibiti kiwango cha wakati unaotumika kwenye shughuli zingine, kuisimamia kwa busara, kuchambua ufanisi wa kazi yako na kupata rasilimali zaidi, na hivyo kuongeza uzalishaji. Ujuzi kama huo unampa mtu fursa sio tu kuendelea na shughuli zilizopangwa, lakini kuifanya kwa ufanisi na kufurahi. Sayansi ambayo inasoma mchakato wa kupanga na kusimamia rasilimali yako mwenyewe au rasilimali ya mtu mwingine inaitwa usimamizi wa wakati.
Uhitaji wa usimamizi wa wakati
Suala la usimamizi wa wakati katika ngazi ya serikali liliibuka na kuanza kusomwa kwa umakini huko Urusi mnamo miaka ya 1920. Nadharia na njia anuwai za kuongeza ufanisi wa shughuli zilipendekezwa, pamoja na kuandaa ufanisi wa kibinafsi wa kila mtu.
Katika miaka ya 70 ya karne ya ishirini, wazo hilo lilianzishwa kwamba mfumo wa kibinafsi wa usimamizi wa wakati unapaswa kutegemea fikira nzuri ya mtu huyo, ambayo inahitaji kutengenezwa. Mnamo 2007 tu, idara ya usimamizi wa wakati ilionekana katika moja ya vyuo vikuu vya Moscow. Kwa upande mmoja, wakati sio rasilimali isiyo na kikomo, kwa hivyo haishangazi kwamba mara nyingi tunakosa. Lakini, kwa upande mwingine, kwa kila mtu kwa siku kiwango cha wakati ni sawa. Kwa nini, kwa gharama hiyo hiyo, wengine hufanikiwa kufanya mengi zaidi kuliko wengine, na, kama matokeo, kupata matokeo ya juu? Sio juu ya idadi ya masaa, lakini ufanisi wa matumizi yao.
Watu wengi wamekosea kwa kufikiria kuwa usimamizi wa wakati ni muhimu tu kwa mameneja kazini na watu ambao kiafya hawafanyi chochote. Kwa kweli, kila mtu lazima ajifunze sanaa ya kusimamia wakati wake ili kufanikiwa sio tu katika kazi, bali pia katika maisha. Kazi ya usimamizi wa wakati sio kukuingiza katika aina fulani ya mfumo. Kinyume chake, kupanga hukuruhusu kupanua mfumo huu, kwani wewe mwenyewe hauoni ni muda gani, ikiwa umetumika vizuri, unaweza kutolewa. Ili kujua sayansi ya usimamizi wa wakati, itachukua wiki kadhaa kwa mtu, na miezi kwa wengine. Yote inategemea mambo kadhaa:
- Nguvu ya mapenzi … Bila tabia hii ya tabia, kimsingi, ni ngumu kufikia matokeo yoyote. Kwa hivyo, ikiwa kitu hakikufanya kazi mara ya kwanza, hakuna haja ya kukata tamaa. Unahitaji kujua kwanini haikufanya kazi na kuifanya tena.
- Ujuzi wa upangaji uliopita … Ikiwa mtu anajua kupanga baadhi ya vitendo vyake, kwa mfano, ununuzi, burudani, kufanya hafla, basi anapaswa kufahamu kanuni za msingi za kupanga. Katika kesi hii, itakuwa rahisi kwake kujifunza jinsi ya kudhibiti wakati kuliko kwa mtu anayeishi bila mpangilio maisha yake yote. Walakini, hakuna kinachowezekana kwa jamii ya pili ya watu, inaweza kuchukua muda mrefu kidogo.
- Msaada … Ni mara ngapi mtu hufanya kitu kwa kampuni: anaanza au anaacha kuvuta sigara, huenda kwenye mazoezi, anahudhuria hafla yoyote. Ni muhimu sana kupata msaada kutoka kwa wapendwa. Kwa hivyo, ikiwa timu nzima au familia nzima itafanya uamuzi wa kuelewa sanaa ya usimamizi wa wakati, basi matokeo yatapatikana haraka sana.
Mwiko wakati wa kupanga wakati wako
Kabla ya kujifunza jinsi ya kudhibiti wakati wako, unahitaji kuchambua kile kinachochukua masaa 24. Baada ya kuandika angalau siku yako moja kwa masaa na dakika, unaweza kuona kwamba rasilimali nyingi za thamani zinapotea.
Wacha tuangalie miiko kuu katika usimamizi wa wakati:
- Kulala kwa muda mrefu … Huwezi kwenda popote - unahitaji kulala ili uwe na nguvu ya kutumia wakati uliobaki kwa ufanisi. Kulala kwa afya ni masaa 8. Lakini kulala kabla ya chakula cha mchana ni usimamizi usiofaa wa wakati.
- Mazungumzo ya simu … Simu inaokoa na kupoteza muda wako. Kwa upande mmoja, habari inaweza kupokea au kupitishwa haraka. Lakini, kwa upande mwingine, mazungumzo matupu wakati mwingine huondoa siku nyingi.
- Kuangalia TV na kucheza michezo … Kwa kweli, unahitaji kupumzika, na kila mtu anaelewa maana ya neno hili kwa njia yake mwenyewe. Lakini kutazama safu inayofuata au "shooter" mpya haitaweza kuchaji kwa nguvu mpya, wala kuwa muhimu.
- Tabia mbaya … Watu wenye tabia mbaya kama sigara huchukua muda mwingi wakati wa mchana kuchukua mapumziko ya moshi. Inaonekana kwamba kunywa kikombe cha kahawa au kuvuta sigara ni suala la dakika 2-3, lakini siku yetu ina dakika hizi.
Kila mtu anaweza kupata vidokezo vichache zaidi katika utaratibu wake, ambapo hutumia wakati wao, na kujaribu kuwaondoa kwenye maisha yao, au angalau kuyapunguza. Haraka mtu anaelewa hii, ndivyo anajifunza mapema kuthamini na kutumia wakati wake kwa busara.
Ushauri! Hakuna haja ya kujuta wakati ambao umepita. Hili ni zoezi lisilofaa kabisa, kwani halitarudi. Ni bora kujifunza kutoka sasa usiruhusu taka zake zisizo na maana.
Makala ya usimamizi wa wakati wa kufundisha
Kuna mbinu anuwai ambazo zinafundisha misingi ya utunzaji wa wakati. Habari nyingi za mada juu ya suala hili zinaweza kupatikana kwenye mtandao. Lakini ni bora wakati mtaalamu atashiriki siri na wewe. Mahitaji ya kuongezeka kwa utafiti wa suala hili huunda usambazaji. Na leo katika nchi yetu, fasihi imechapishwa kwa idadi kubwa na mafunzo kadhaa juu ya utunzaji wa wakati hufanyika.
Mafunzo ni moja wapo ya njia za kufundisha ambazo hukuruhusu kupata maarifa, ustadi na uwezo unaohitajika kupitia mafunzo ya vitendo. Faida yake kubwa ni kwamba mwanafunzi haoni tu habari yoyote iliyosemwa, lakini anaweza kutumia mara moja maarifa yaliyopatikana katika mazoezi. Kuna mawasiliano ya moja kwa moja na kocha na na kikundi cha watu wenye nia moja.
Licha ya ukweli kwamba kanuni za kimsingi za utunzaji wa wakati ni sawa, mafunzo yanaweza kupangwa kwa njia tofauti. Kila mkufunzi huamua mwenyewe jinsi itakuwa rahisi kwake kufikisha uzoefu wake kwa hadhira iliyofunzwa. Madarasa ya usimamizi wa wakati hutoa sheria kadhaa au shughuli ambazo zinapaswa kufuatwa kusaidia kukuza uwezo wa kusimamia wakati.
Lakini unahitaji kuelewa kuwa safari ya kwenda kwenye mafunzo yenyewe, hata ikiwa inafanywa na mtaalam aliye na sifa kubwa, bila juhudi kwa upande wake haitakuwa ya maana. Kupanga, kugawanya mipango kuwa muhimu na sio muhimu sana, haraka na kucheleweshwa - hii yote italazimika kufanywa peke yako.
Njia nyingine inayoweza kupatikana zaidi ya kupata habari juu ya jinsi ya kudhibiti maisha na wakati ni fasihi maalum. Vitabu vingi vimeandikwa juu ya mada hii na waandishi wa nje na wa ndani. Wengi wao ni wakufunzi wa kuongoza, kwa hivyo unaweza kujitambulisha na nyenzo hiyo kabla ya kuhudhuria mafunzo husika. Faida ya kitabu juu ya kipindi cha mafunzo ni bei ya chini, uwezo wa kukisoma kwa wakati unaofaa na kusoma tena, andika.
Vitabu maarufu mnamo 2016 ambavyo vinakuambia jinsi ya kudhibiti wakati vizuri ni:
- "Mkusanyiko wa juu". Imeandikwa na Lucy Joe Palladino;
- "Njia rahisi ya kuacha kuahirisha mambo." Imeandikwa na Neil Fiore;
- "Muse na Mnyama". Imeandikwa na Yana Frank;
- "Umuhimu". Imeandikwa na Greg McKeon;
- "Jinsi ya kuweka mambo kwa mpangilio." Imeandikwa na David Allen;
- Kuendesha Muda. Mwandishi Gleb Arkhangelsky;
- “Siku 365 za mtu mbunifu. Shajara ". Imeandikwa na Yana Frank;
- "Mwaka mzuri. Marketer ya kila wiki ". Iliyotumwa na Igor Mann;
- "Jinsi ya kufanya kazi masaa 4 kwa wiki". Imeandikwa na Tim Ferris;
- "Sanaa ya Kuweka Juu". Imeandikwa na Alan Lacaine.
Kanuni za kimsingi za usimamizi mzuri wa wakati
Ikiwa mtu alichukua hatua ya kwanza, akaona shida ya kupanga vibaya wakati wake na anataka kusuluhisha katika siku za usoni, basi ni muhimu kuelewa siri kadhaa za utunzaji wa wakati. Miongozo ifuatayo itakuongoza jinsi ya kusimamia vizuri wakati wako.
Kuondoa "kesi-vimelea"
Changamoto ni kuchambua siku yako, kuipanga kwa undani iwezekanavyo. Inahitajika kuandika sio tu matendo muhimu ambayo yamekamilika. Hii inapaswa pia kujumuisha kupumzika, mawasiliano, na shughuli zingine. Sasa unahitaji kuweka alama kwa alama hizo ambazo zinaweza kuokoa wakati bila uharibifu wowote. Hizi ni "kesi za vimelea" zinazoiba dakika za thamani. Ili kuwatenga shughuli zote zisizo na maana, unahitaji kuchambua zaidi ya moja ya siku zako, lakini matokeo hayatachukua muda mrefu kuja. Kutumia wiki moja kwenye orodha yako ya kufanya kunaweza kuokoa muda mwingi baadaye kwa kukata vitu visivyo vya lazima kutoka kwa ratiba yako.
Kupanga ratiba
Kwa kuondoa "kesi za vimelea" kutoka kwa ratiba yako, unaweza kuanza kupanga wakati mzuri. Watu waliofanikiwa wanapanga kila wakati wakati wao, na hivyo kuongeza uzalishaji wa shughuli zao.
Kupanga haipaswi kufanywa kwa kichwa chako, lakini kwenye karatasi. Haijalishi ikiwa ni diary iliyofungwa na ngozi au karatasi rahisi. Inahitajika kuandika kesi kwa umuhimu wao. Ikiwa kazi mpya inatokea wakati wa mchana, inapaswa pia kuandikwa katika mpango wako, kwa kuzingatia kipaumbele kuhusiana na ile iliyopangwa hapo awali. Kesi zilizokamilishwa zinapaswa kufutwa kutoka kwenye orodha. Inatoa nguvu na huchochea shughuli yenye matunda.
Mipango inapaswa kuwa kutoka zaidi hadi chini. Kutoka kwa mipango ya mwaka, songa vizuri kwenye mipango ya kila siku. Tarehe maalum zinapaswa kuwekwa kwa kila kazi.
Katika mafunzo ya usimamizi wa wakati, makocha mara nyingi wanapendekeza kuchora mti kama mfano wa lengo kuu. Matawi yanayotokana nayo ni majukumu madogo ambayo yanahitaji kutatuliwa katika njia ya kuifanikisha. Kila tawi linaweza tawi mara nyingi mpaka majukumu yamegawanywa katika ndogo, wazi na inayoeleweka. Kwa kweli, kuchora miti wakati wa kupanga kila siku sio lazima, lakini kuibua mpango wako ni muhimu. Kuna sheria ya 10/90 katika usimamizi wa wakati. Imetajwa kama ifuatavyo: 10% ya wakati unaotumia kupanga kazi itaokoa 90% ya wakati inachukua kuikamilisha.
Kujenga nguvu
Haitoshi kujifunza jinsi ya kupanga vizuri wakati wako. Inahitajika kufuata mpango ulioainishwa. Lakini mara nyingi hufanyika kwamba asubuhi uliamka na kichwa chenye maumivu na hakutaka kufanya mazoezi; alikuja nyumbani kutoka kazini amechoka na hakuenda kozi; sinema yako uipendayo iko kwenye Runinga, na umepanga upya miadi. Kuandaa siku yako huanza na kujipanga. Ikiwa mwanzoni ni ngumu kujitolea kutazama kipindi unachopenda, unaweza kuitazama kwa kuweka TV jikoni na kupika chakula cha jioni kwa wakati huu. Ikiwa haujisikii kufanya safari yako uliyopanga asubuhi na mvua inayonyesha, unaweza kuchukua kicheza muziki chako na mhemko wako utainuka. Hakuna haja ya kuachana na kesi zilizopangwa, inafaa kutafuta maelewano na kuzitimiza kwa raha.
Kipaumbele
Sehemu ngumu zaidi ya sanaa ya kudhibiti wakati wako ni kutanguliza kipaumbele kwa usahihi, ikionyesha lengo kuu na zile za sekondari. Hii hukuruhusu kupanga kwa usahihi kazi kwenye orodha.
Baada ya kugundua kazi kuu, inahitajika kuchambua ni nini matokeo yatatokea ikiwa yamekamilika au hayakamiliki kwa wakati. Ikiwa utaangazia kwa usahihi jambo kuu, basi unaweza kuona kuwa ukiukaji wa muda uliowekwa wa utekelezaji wa kazi kuu utakuwa na athari mbaya.
Mambo muhimu na ngumu ni bora kufanywa asubuhi. Wakati wa masaa haya ubongo umepumzika, fahamu iko wazi, umakini umejikita zaidi. Kuna hali wakati wakati mdogo umepangwa kumaliza kazi kuliko ile inayotumiwa kwa sababu zilizo nje ya uwezo wa mtu. Kwa hivyo, ikiwa unapanga vitu muhimu kwa mchana, vinaweza kutofanyika kwa wakati, kama matokeo ambayo matokeo mabaya yatatokea.
Kesi zote zinaweza kugawanywa katika vikundi vinne: haraka na muhimu; muhimu lakini sio ya haraka; haraka lakini sio muhimu; sio ya haraka na sio muhimu sana. Inashauriwa kuingiza vitu kwenye shajara yako kwa mpangilio ufuatao:
- muhimu na ya haraka;
- haraka lakini sio muhimu sana;
- muhimu lakini sio ya haraka;
- nyingine.
Kulingana na moja ya sheria za usimamizi wa muda (sheria ya Pareto 20/80), upendeleo sahihi unaweza kuokoa hadi 80% ya rasilimali. Imeundwa kama ifuatavyo: 20% ya shughuli zinazotumika kwenye majukumu kuu, huleta ufanisi wa 80%; kwa upande mwingine, 80% ya shughuli iliyotumika katika utekelezaji wa majukumu yasiyo na maana italeta tu 20% ya matokeo. Hii inadokeza tena kuwa ni muhimu kuweza kuonyesha muhimu na kutupa visivyo vya lazima.
Uamuzi wa masharti ya kazi
Ili kukuza uwezo wa kudhibiti wakati, unahitaji kuweka muda uliowekwa wazi wa kila kazi. Vinginevyo, inaweza kuahirishwa bila kikomo. Kuwa na tarehe maalum ya kumaliza kazi, mtu hujitahidi kuwa katika wakati. Hii inathibitishwa na kuongezeka kwa tija kwa wanafunzi siku moja kabla ya kikao, mfano huu mara nyingi hutolewa wakati wa vikao vya mafunzo. Wakati mwingine ni muhimu kuweka muda uliowekwa peke yako ili kuzingatia kadri inavyowezekana kumaliza kazi, kuhamasisha uwezo wako wote. Usitumie majaribio kwa muda uliopangwa. Hii inaweza kusababisha kuongezeka kwa nguvu, kupoteza nguvu na matokeo mengine mabaya. Kwa upande mwingine, kufanya kazi inapoingia itasaidia kuokoa sio wakati tu, bali pia nguvu. Ikiwa shida zote ndogo zinazoibuka njiani kuelekea lengo kuu zinatatuliwa zinapokuja, basi hawana wakati wa kugeuka kuwa mpira wa theluji wa shida ambazo hazijafumbuka. Ikiwa kazi zote zimekamilika, lakini nguvu na wakati huruhusu kukabiliana na kazi ya ziada, basi hakuna haja ya kuahirisha. Baada ya kumaliza kazi hiyo leo, iliyopangwa kesho, mtu atakuwa na hakika kuwa atakuwa na wakati wa kumaliza shughuli zote zilizopangwa kwa siku inayofuata. Haupaswi kuahirisha kukamilika kwa kesi zilizoanza leo na kutomalizika kwa tarehe ya mwisho uliyojiwekea. Kazi yoyote hutatuliwa haraka, maadamu umezingatia. Kwa kuahirisha kukamilika kwa kazi hiyo hadi kesho, mtu hujilazimisha kuirekebisha na kuizingatia, na hii inachukua muda.
Ujumbe na otomatiki
Hakuna haja ya kuogopa msaada. Kwa kuongezea, ikiwa kuna fursa ya kukabidhi utekelezaji wa majukumu yoyote kwa mtu mwingine, lazima itumike. Sio kila wakati matokeo mazuri yanaweza kupatikana peke yako. Ni faida zaidi kutumia wakati kumfundisha mtu mwingine kazi fulani mara moja, kuliko kuifanya wewe mwenyewe kila wakati. Hasa ikiwa haijajumuishwa katika kitengo cha zile kuu. Kwa hivyo, wakati uliowekwa huru unaweza kutumika kwa kazi muhimu zaidi.
Uendeshaji wa michakato fulani ina jukumu muhimu katika mchakato wa usimamizi mzuri wa wakati: upangaji otomatiki wa arifa za barua pepe, malipo ya moja kwa moja ya mara kwa mara, na kadhalika. Chochote kinachoweza kufanya kazi bila ushiriki wako kinaokoa muda wa ziada.
Kupumzika kamili
Unahitaji kupanga sio tu wakati wako wa kufanya kazi, bali pia kupumzika kwako. Kwa kuongezea, wataalam wengi wanapendekeza kuanzia hatua hii kuanza kujaza diary yako. Bila kupumzika vizuri, mtu hawezi kufanya kazi kwa tija, kwa hivyo sehemu hii ya mafanikio haipaswi kusahaulika.
Watu wengine, kwa kujaribu kuwa katika wakati iwezekanavyo, kwa makusudi wanakanusha raha zote, wakijaribu kutumia kila dakika kwa biashara. Kama matokeo, uzalishaji huanguka kwa sababu mtu aliyechoka hawezi kuzingatia na kufanya maamuzi ya haraka na ya busara.
Mapumziko yanapaswa kuwa kamili. Unapotumia wakati na familia au marafiki, unahitaji kufurahiya mawasiliano, na usifikirie juu ya mipango mipya ya biashara au mpango wa kukutana na mwenzi katika kichwa chako. Na hii haitasaidia sababu hiyo, na itasababisha kutoridhika kwa watu wa karibu. Jinsi ya kudhibiti wakati - tazama video:
Uwezo wa kudhibiti wakati wako huruhusu mtu kufanikiwa na kuwa na furaha. Kwa hivyo, haitakuwa mbaya kuelewa sanaa hii sio kwa kichwa tu, bali pia kwa mama wa nyumbani. Katika vyanzo tofauti, unaweza kuhesabu idadi tofauti ya mbinu, mbinu na sheria za usimamizi mzuri wa wakati, lakini zote zinachemka kwa kanuni zile zile: upangaji mzuri na upendeleo. Baada ya kujua misingi ya sayansi hii, kila mtu ataweza kutunga sheria zao juu ya jinsi ya kudhibiti maisha na wakati.
